Comment la GED peut aider votre PME?
La GED : Gestion Electronique de Document, permet d’optimiser la gestion et l’exploitation de vos documents et de leurs données par des moyens électroniques spécialisés et performants.
1 – Stockage et Accès Facilités
La GED permet de stocker et d’organiser efficacement des documents électroniques, tels que des fichiers PDF, des images, des vidéos, etc. Elle élimine le besoin de garder des documents physiques, ce qui économise de l’espace et facilite l’accès rapide aux informations. Les documents peuvent être indexés, catégorisés et étiquetés, ce qui rend leur recherche et leur récupération plus rapides et précises.
2 – Collaboration améliorée
La GED facilite la collaboration au sein d’une organisation. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents de manière simultanée, les partager, les commenter et même collaborer en temps réel sur les modifications. Cela réduit les retards liés aux échanges de documents par e-mails ou aux révisions manuelles, tout en garantissant que les utilisateurs travaillent avec les versions les plus récentes des documents.
3 – Sécurité et Contrôle
La GED offre un niveau de sécurité accru par rapport aux documents physiques. Les documents électroniques peuvent être protégés par des mécanismes de contrôle d’accès, des autorisations spécifiques et des mesures de chiffrement. Cela permet de restreindre l’accès aux documents sensibles uniquement aux personnes autorisées, réduisant ainsi les risques de fuites d’informations confidentielles.
4 – Gestion des processus optimisée
La GED peut être intégrée à des flux de travail et des processus d’entreprise. Cela permet d’automatiser les tâches et les étapes liées aux documents, comme l’approbation, la validation, la signature électronique etc.
Les notifications automatisées et les rappels peuvent être configurés pour s’assurer que les étapes critiques ne sont pas ignorées, ce qui améliore l’efficacité des processus et réduit les erreurs humaines.
